BİLY KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

1.AMAÇ ve KAPSAM

Kişisel verilerin korunması, BİLY için büyük hassasiyet arz etmektedir. Şirketimizce çeşitli Veri Sahiplerine ait toplamış olduğumuz Kişisel Verilerin saklanması ve imhasına ilişkin olarak verilerin ilgili işlendikleri amaç için gerekli olan azami saklama süresini belirlemek, silme, yok etme ve anonim hale getirme süreçlerini Veri Sahipleri için bilinir kılmak ve bu işlemlere ilişkin benimsediğimiz yöntemleri şeffaflıkla ortaya koymak için işbu Kişisel Veri Saklama Ve İmha Politikasını hazırlamış bulunmaktayız. Temel prensibimiz, kişisel verilerin işlenmesinde şeffaflığı sağlamaktır.

İşbu Politika, öncelikle 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve akabinde Kanuna uygun olarak yayımlanmış ikincil mevzuata uygun olarak hazırlanmıştır.

2.TANIMLAR

Açık Rıza Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza
İlgili Kullanıcı Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler
İmhaKişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi
Kanun07.04.2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
Kayıt Ortamı Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam
Kişisel VeriKimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi
Kişisel Verilerin Anonim Hale GetirilmesiKişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi
Kişisel Veri EnvanteriŞirketimiz bünyesinde toplanan Kişisel Verilerin hangi Veri Sahibi gruplarına ait olduğunu, süreç bazlı olarak gösteren envanter
Kişisel Verilerin İşlenmesiKişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi
Kişisel Verilerin SilinmesiKişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi
Kişisel Verilerin Yok EdilmesiKişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi
KurulKişisel Verileri Koruma Kurulu
KurumKişisel Verileri Koruma Kurumu
Özel Nitelikli Kişisel VeriKişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik veriler
Periyodik İmhaKanunda yer alan Kişisel Verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda İşbu Politikada belirtilen ve tekrar eden BİLY tarafından kendiliğinden gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi
Politika Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası
Veri SahibiVoyage Easily Bilişim Hizmetleri Ticaret Limited Şirketi ve/veya Şirkete bağlışirketleri/iştiraklerinin ticari ilişki içinde bulunduğu çalışanları, müşterileri, yetkilileri, potansiyel müşterileri, aday çalışanları, stajyerleri, ziyaretçileri, tedarikçileri, işbirliği içinde çalıştığı kurumların çalışanları, üçüncü kişiler ve burada sayılanlarla sınırlı olmamak üzere diğer kişiler gibi kişisel verisi işlenen / işlenebilecek olan gerçek kişi
Veri SorumlusuKişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan EDİN Teknoloji Anonim Şirketi (BİLY Olarak anılacaktır.)

3.TEMEL İLKELER

BİLY tarafından kişisel verilerin saklanması ve imhasında aşağıda yer alan temel ilkeler benimsenmiştir:
1-Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde yer alan Kişisel Verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması halinde, Kişisel Veriler BİLY tarafından resen veya Veri Sahibinin talebi üzerine silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Veri Sahiplerince yöneltilecek talebin tarafımıza ulaşması üzerine Şirketimiz:
a. Kişisel Verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa, talebe konu Kişisel Verileri silmekte, yok etmekte veya anonim hale getirmektedir. Bu surette Veri Sahibinin talebi en geç otuz (30) gün içinde sonuçlandırılarak ve kendisine bilgi verilmektedir.
b. Kişisel Verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, tarafımıza yöneltilen talep, söz konusu durum hakkında gerekçeli bilgilendirme yapılarak, Kanun’un 13. maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca reddedilmektedir. Böyle bir durumda red cevabımız Veri Sahibine en geç otuz (30) gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilmektedir.
c. Kişisel Verilerin işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmış ve fakat Veri Sahibinin talebine konu olan Kişisel Veriler üçüncü kişilerle paylaşılmış ise, tarafımıza yöneltilen talep verilerin paylaşıldığı üçüncü kişiye bildirilmekte ve üçüncü kişi tarafından bu Politika ve mevzuat çerçevesinde gerekli işlemlerin yapılması talep edilmektedir.
2-Kişisel Verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesi, Kanun’un 4. maddesinde sayılan ilkeler ve 12.maddesi kapsamında alınması gereken teknik ve idari tedbirler başta olmak üzere, ilgili mevzuat hükümleri, Kurul kararları ve işbu Politika ile uyumlu olarak icra edilmektedir. Bu kapsamda, Kanunun 4.maddesi uyarınca
1.Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygunluk,
2.Doğruluk ve gerektiğinde güncellik,
3.Belirlilik, açıklık ve meşru amaçlar için işlenme,
4.İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,
5.İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme
İlkeleri Şirketimiz için önceliklidir.
Kanun’un 12.maddesine paralel olarak da Şirketimiz:
a. Kişisel Verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek,
b. Kişisel Verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek,
c. Kişisel Verilerin muhafazasını sağlamak,
Amacıyla, uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik işbu Politikada benimsenmiş olan teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
3-Kişisel Verilerin silinmesi, yok edilmesi, anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan tüm işlemler Şirketimiz tarafından kayıt altına alınmakta ve söz konusu kayıtlar, Şirketimizin uyum göstermesi gereken diğer hukuki yükümlülükleri hariç olmak üzere, en az 1(bir) ay süreyle saklanmaktadır.
4-Kurul tarafından aksine bir karar alınmadıkça, Kişisel Verileri resen silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanı tarafımızca seçilmektedir. Ancak, Veri Sahibinin talebi halinde, uygun yöntem gerekçesi açıklanarak seçilecek veya neden seçilemediğine ilişkin olarak Veri Sahibine gerekli geri bilgilendirme yapılacaktır.

4.KAYIT ORTAMLARIMIZ

BİLY, Kişisel Verilerin mahremiyetiyle ilgili olarak mevzuatta düzenlenen genel ilkeler ve uluslararası prensipler ışığında topladığı Kişisel Verileri
Elektronik Kayıt Ortamı olan Amazon.com serverlarında yüksek güvenlikli olarak saklamaktadır.

5.SAKLAMAYI VE İMHAYI GEREKTİREN HUKUKİ, TEKNİK YA DA DİĞER SEBEPLER

Şirketimizin topladığı Kişisel Veriler, Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından birine veya birkaçına dayalı olarak saklanmakta ve Kanun’un 7. maddesine uygun olarak işlenmektedir. Bu kapsamda, Kişisel Verilerin işlenmesi için belirtilen şartların geçerliliği süresince Kişisel Veriler saklanmakta, söz konusu işleme şartları sona erdiğinde veya Veri Sahibinin tarafımıza başvurusu üzerine (Şirket’in riayet etmesi gereken diğer hukuki yükümlülükleri kontrol edildikten sonra) talep üzerine saklanmakta olan Kişisel Veriler silinmekte, imha edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Bu çerçevede özellikle:
•İşlemeye esas mevzuatın değişmesi veya ilgası,
•İşlemeye esas sözleşmenin sona ermesi veya hükümsüzlüğü,
•İşlenme amaçlarının ve şartlarının ortadan kalkması,
•Açık rızaya bağlı işleme faaliyetlerinde rızanın geri alınması,
•Veri Sahibinin başvuruda bulunması ve bu başvurunun kabulü,
•Veri Sahibinin başvuruda bulunması ve bu başvurunun reddi neticesinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından verilecek talebin karşılanması gerektiğine ilişkin karar,
•Saklama süresinin sona ermesi,
•Şirket bünyesinde gerçekleştirilen periyodik imha işlemleri,
Neticesinde BİLY topladığı Kişisel Verileri silmekte, imha etmekte veya anonim hale getirmektedir.

6.TEKNİK ve İDARİ TEDBİRLER

Şirketimiz, sakladığı ve işlediği Kişisel Verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesinin veya erişilmesinin önlenmesi ve bu verilerin hukuka uygun olarak silinmesi ve/veya imha edilmesi amacıyla Kanun’un 12. Maddesindeki ilkeler ve Yönetmelik çerçevesinde gerekli olan teknik ve idari tedbirleri almıştır. Ayrıca Kişisel Verilerin saklanması ve işlenmesi için gerekli olan hukuki, teknik veya diğer sebeplerin ortadan kalkması halinde de, ilgili süreç titizlikle denetlenmekte ve buna bağlı olarak silme, imha veya anonim hale getirme işlemleri, aynı teknik ve idari tedbirler çerçevesinde gerçekleştirilmektedir.
Bu kapsamda, Şirketimiz tarafından korunacak verinin niteliği, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre alınmış olan teknik ve idari tedbirler şu şekildedir:

İdari Tedbirler

1. Şirket bünyesindeki veri işleme faaliyetlerine ilişkin tüm süreçler iş birimleri bazında analiz edilmiş olup, bu kapsamda veri sahibi kategorileri ve süreç bazlı işleme esasına dayalı “Kişisel Veri Envanteri” hazırlanmıştır. İşbu envanter ile, BİLY iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte olduğumuz Kişisel Verileri işleme faaliyetlerimiz, Kişisel Verileri işleme amaçlarımız, veri kategorilerimiz, aktarılan alıcı gruplarımız, veri konusu kişi gruplarımız, veri işlemede yetkili birimlerimiz ve verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreler gibi konularda gerekli detaylandırma yapılmıştır.
2. Şirketimiz tarafından toplanmış olan Kişisel Verilerin saklanmasında, iş tanımı gereği erişmesi gerekli olan personel ve erişim amacı ile sınırlı erişim esası benimsenmiştir. Bu çerçevede, erişimin sınırlandırılmasında saklanmakta olan Kişisel Verinin genel veya özel nitelikli olup olmadığı da ayrıca dikkate alınmaktadır.
3. Şirketimiz çalışanları ile, öğrendikleri kişisel verileri Kanun ve ilgili mevzuat hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklamayacakları ve işleme amacı dışında kullanamayacakları konusunda gizlilik sözleşmesi imzalamaktadır. Bu gizlilik sözleşmesi iş ilişkisinin sona ermesinden sonra da devam etmektedir.
4. İşlenen Kişisel Verilerin hukuka aykırı yollarla üçüncü kişiler tarafından ele geçirilmesi hâlinde, bu durum en kısa sürede Kişisel Verilerin Korunması Kurulu’na bildirilmektedir.
5. Kişisel Verilerin paylaşılması ile ilgili olarak, çalışanlarımız, iş ortaklarımız, tedarikçilerimiz ve müşterilerimiz ile aramızdaki hukuki ilişkiyi yöneten sözleşmelere veya belgelere, paylaşılan kişisel verilerin gizliliğine ve ne şekilde işlenmesi ve saklanması gerektiğine ilişkin “kişisel verilerin korunması ve veri güvenliğine” hakkında ya ilave hükümler eklenmekte veya bu konuları içeren çerçeve sözleşmeler imzalanmakta, bu surette veri güvenliğini sağlamaktadır.
6. Şirketimiz, Kişisel Verilerin işlenmesi hakkında ilgili birimlerindeki erişim yetkisi tanımlanmış personeli gerekli hukuki ve teknik bilgi ile donatmakta, bu kapsamda personeline kişisel verilerin korunması mevzuatı ve veri güvenliği kapsamında gerekli eğitimleri vermektedir.
7. Şirketimiz, tüzel kişiliği nezdinde Kanun hükümleri ve veri güvenliğine ilişkin politikalarının uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapmakta ve yaptırmaktadır. Denetimler sonucunda ortaya çıkan gizlilik ve güvenlik zafiyetlerini en kısa süre içinde giderilmektedir.

Teknik Tedbirler

1. Şirketimizin içinde veri güvenliği amacıyla kurulmuş olan sistemleri ve bu sistemler çerçevesinde gerçekleştirilen işleme, silme, imha etme veya anonim hale getirme işlemlerine ilişkin olarak gerekli iç kontroller düzenli olarak yapılmaktadır.
2. Kurulmuş olan sistemler kapsamında bilgi teknolojileri boyutundaki risk değerlendirmesi ve gerekli analizlerin gerçekleştirilmesi süreçleri yürütülmektedir.
3. Kişisel Verilerin Şirketimizin dışına sızmasını engelleyecek veya gözlemleyecek teknik altyapının temin edilmesini ve ilgili teknik alt yapıların oluşturulması sağlanmaktadır.
4. Saklanan ve işlenen Kişisel Verilerin, ilgili mevzuata ve Şirket politikalarına uyumlu olarak muhafaza edilip edilmediğinin tespiti amacıyla, periyodik olarak veya gerek görülmesi halinde sızma testi hizmeti alınmakta ve böylece sistem zafiyetlerinin olup olmadığının kontrolü sağlanmaktadır.
5. Şirket içinde erişim yetkisi verilen birim personelinin ve bu kapsamda özellikle bilgi teknolojileri birimi personelinin kişisel verilere erişim yetkilerinin kontrol altında tutulması sağlanmaktadır.
6. Kişisel Verilerin güvenli bir biçimde saklanmasını sağlamak için hukuka uygun bir biçimde yedekleme programları kullanılmaktadır.
7. Kişisel Verilerin saklandığı her türlü elektronik ortam, bilgi güvenliği gereksinimlerini sağlayacak şekilde şifreli veya kriptografik yöntemler ile korunmaktadır. Bu kapsamda, Kişisel Veriler ortak alanlarda ve çalışanların kullandığı bilgisayarların masaüstünde saklanmamaktadır. Kişisel Verilerin yer aldığı dosya ve klasörler ile fiziki belgeler bilgisayarların masaüstlerine veya ortak klasörlere yahut herkesin erişimine açık alanlara taşınmamakta; BİLY Yönetim Kurulu’nun yazılı talimatı alınmadan Şirket bilgisayarlarındaki bilgiler USB vb. başka bir aygıta aktarılamamakta, Şirketin dışına çıkartılamamaktadır.

7.KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİMLEŞTİRİLMESİ USULLERİ

BİLY, topladığı Kişisel Verileri, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kendiliğinden veya Veri Sahibinin talebi üzerine silmekte, yok etmekte veya anonim hale getirmektedir. Kanun’un 28. maddesine uyarınca ise, anonim hale getirilmiş olan kişisel veriler araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenebilmektedir. Anonimleştirme sonrasında gerçekleştirilen bu tür işlemeler Kanun kapsamı dışında olup, bu durumda kişisel Veri Sahibinin açık rızası aranmamaktadır.
Bu çerçevede, Şirketimiz tarafından, aşağıda belirtilen silme, imha etme veya anonim hale getirme usullerinden biri veya birkaçı seçilerek, amaca en uygun yöntem izlenmektedir:

Yazılımdan Güvenli Olarak Silme:

Dijital ortamlarda muhafaza edilen Kişisel Veriler, İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilecek biçimde ilgili yazılımdan silinmektedir.
Kullandığımız elektronik kayıt ortamlarına silme komutu verilerek verilerin silinmesi, merkezi sunucuda yer alan dosyalara veya dosyaların bulunduğu dizin üzerinde İlgili Kullanıcıların erişim haklarının kaldırılması; veri tabanlarında ilgili satırların veri tabanı komutları ile silinmesi veya taşınabilir medyada (USB, HDD, vb.) bulunan Kişisel Verilerin uygun yazılımlar kullanılarak silinmesi suretiyle veriler silinebilmektedir.
Ancak, bazı Kişisel Verilerin silinmesi sebebiyle diğer bir kısım verilere de sistemde erişimin mümkün olmadığı hallerde, silmeye konu Kişisel Veriler ilgili Veri Sahibi ile ilişkilendirilemeyecek duruma getirilerek arşivlenebilmektedir; bu durumda da ilgili Kişisel Veriler silinmiş sayılmaktadır. Böyle durumlarda Şirketimiz, Kişisel Verilere yalnızca yetkili kişiler tarafından erişilmesini sağlayacak şekilde gerekli her türlü teknik ve idari tedbiri almaktadır.

Üzerine Yazma:

Şirketimizde kullanılan manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya, özel yazılımlar aracılığı ile rastgele sayısal veriler yazılarak eski verinin okunabilmesi ve kurtarılabilmesi imkanını ortadan kaldıran bir veri yok etme yöntemidir. Üzerinde Kişisel Veri bulunan herhangi bir yeniden kullanılabilir manyetik medya, üzerine yazma yöntemi kullanılarak, içindeki veri geri dönüştürülemez şekilde temizlenmektedir.

Maskeleme:

Maskeleme yöntemiyle, Kişisel Verilerin belli alanları üstleri çizilerek, boyanarak ve/veya yıldızlama yöntemi ile Veri Sahibi olan gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmektedir. Örneğin, Şirketimiz bünyesinde yer alan müşteriye ait bir kimlik verisi, veri tabanımızdan çıkartılarak, Veri Sahibinin tanımlanması imkânsız hale getirilmektedir.

Genelleştirme:

Kişisel Verilerin genelleştirilmesi yöntemi, Şirketimizde, ver tabanında mevcut birçok verinin toplulaştırılarak herhangi bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi ve böylece Şirketimizin Veri Sahiplerine bağlı ama bir takım sonuçları herhangi bir Kişisel Veri saklamaksızın takip edebilmesini sağlamak amacıyla kullanılmaktadır. Bu sayede, örneğin, iş akdi sona ermiş çalışanlarımızın doğum tarihleri ve kimlik bilgileri gösterilmeksizin, hangi yıl aralığında, hangi pozisyonlarda, hangi yaş aralığında istihdamın daha verimli olduğu sonuçları takip edilebilmektedir.

8.YÜRÜRLÜK ve UYGULAMA

Politikanın tamamının veya belirli maddelerinin güncellenmesi durumunda güncellemeler yayımlandıkları tarihte yürürlüğe girer. Politika en güncel hali ileBİLY Uygulamamızda yayınlanmaktadır. İşbu Politika ve diğer politikalarımız, BİLY Yönetim Kurulu marifetiyle yürütülmektedir. İşbu Politika ile Kanun veya ilgili mevzuat arasında çelişki olması halinde, öncelikle Kanun ve ilgili diğer mevzuat hükümleri uygulanacaktır.

Saygılarımızla.

EDİN Teknoloji Anonim Şirketi

Vergi No : 3240866041

İletişim Bilgileri
Adres : Via Flat İş Merkezi Nergiz Sokak 7-2 Kat: 3 No: 87 Beştepe - Ankara
E-mail: bily@edin.com.tr